Règlements généraux

SOCIÉTÉ QUÉBÉCOISE DE TRANSPLANTATION

 

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

 

I.       DISPOSITIONS GÉNÉRALES

 
1.        Dénomination sociale

« Société québécoise de transplantation ».

Dans les règlements qui suivent, le mont « société » désigne :

la Société québécoise de transplantation

 
2.         Siège social

Le siège social de la société est établi dans la ville de Montréal, 2 Place Desjardins, porte 3000, Montréal, Québec, H5B 1G8, ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration.

 
3.        Buts

Les buts de la société sont :

  • Créer une entité provinciale regroupant les professionnels activement impliqués en transplantation d’organes et de tissus.

  • Promouvoir le progrès de la transplantation d’organes et de tissus au Québec en édifiant un forum d’échanges scientifiques et pédagogiques, sous réserve de la Loi sur l’enseignement privé (L.R.Q. c.E-9) et de ses règlements.

  • Représenter ses membres dans l’élaboration des politiques régissant la transplantation d’organes et de tissus au Québec.

  • Représenter la communauté de transplantation du Québec au niveau national et international.

  • Recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières, administrer de tels dons, legs et contributions ; organiser des campagnes de souscriptions dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables.

 

II.       MEMBRES

 
4.        Catégories de membres

Il y aura 2 catégories de membres, les membres actifs et les membres associés.

 

5.        Membre actif

Tout professionnel de la santé intéressé à participer aux activités de la société peut devenir membre actif en se conformant aux conditions suivantes :

  • Avoir 18 ans ou plus.

  • Avoir obtenu qualification dans le domaine des sciences de la santé ou des disciplines pertinentes à l’exercice de la transplantation d’organes ou de tissus.

  • Accepter de travailler gratuitement à la poursuite des buts de la société.

  • Satisfaire à toute autre condition que peut décréter le conseil d’administration, par voie de règlement

 

6.        Membre associé

Le conseil d’administration pourra en tout temps accepter comme membre associé toute personne qui lui semble avoir mérité ce titre.  Les membres associés n’ont pas droit de vote et ne peuvent être élus au conseil d’administration.

 

7.        Cotisation annuelle

Le conseil d’administration détermine le montant de la cotisation annuelle, de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

 

8.        Cartes de membre

Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membre.

 

9.        Suspension ou expulsion

Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, qui enfreint les règlements ou qui a une conduite contraire aux buts de la société.

Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un membre, le conseil doit donner à ce dernier l’occasion d’être entendu et l’aviser du moment où son cas sera étudié.

 

III.       ASSEMBLÉE DES MEMBRES

 

10.      Assemblée annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres a lieu dans les 120 jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel.  Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée.  Si cette assemblée a lieu hors Québec, ce délai est porté à 180 jours.  Un avis de convocation est adressé à tous les membres au moins 10 jours avant l’assemblée, mais l’assemblée générale peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.

Le conseil d’administration peut décider, lorsqu’il le juge opportun, que l’assemblée annuelle et l’élection des administrateurs auront lieu hors du Québec.  Le conseil d’administration envoie un avis écrit aux membres, au moins 30 jours avant la date prévue, pour les informer du lieu et de la date de cette assemblée.

 

11.      Assemblée extraordinaire

Le conseil d’administration ou 10 membres actifs peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire, aux lieu, date et heure qu’ils fixent.  Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée.  Il doit donner un délai de 10 jours aux membres pour cette réunion.  Le conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de 10 membres ou plus, doit produire une demande écrite, signée par ces 10 membres ou plus.  L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.

 

12.      Ordre du jour

L’ordre du jour de toute assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

  • L’acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale;

  • L’approbation de la cotisation annuelle;

  • L’approbation du budget;

  • L’approbation des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale ;

  • L’approbation du vérificateur;

  • L’élection ou la réélection des administrateurs.

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

 

13.      Quorum

Le quorum est constitué de 10% des membres actifs.

 

14.      Vote

À une assemblée des membres, les membres actifs en règle présents ont droit à un vote chacun.  Le vote par procuration est prohibé.  En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant.

Le vote se prend à main levée, à moins que 3 des membres présents ne réclament le scrutin secret.

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité, par une majorité spécifiée ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

En cas de vote au scrutin secret, le président de l’assemblée nomme 2 scrutateurs parmi les membres actifs en règle présents, pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président.

À moins de disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l’assemblée des membres seront adoptées à la majorité des voix exprimées (50% + 1).

 

IV.      LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

15.      Nombre d’administrateurs

Le conseil d’administration compte 5 membres.

 

16.      Éligibilité

Tout membre actif en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration.  Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés : seules les dépenses effectuées pour la société sont remboursables.

 

17.      Durée des fonctions

Le mandat des membres du conseil d’administration est de deux ans; ils peuvent être réélus à la fin de leur terme.

 

18.      Élection

Il y a élection des membres du conseil d’administration aux deux ans à l’occasion de l’assemblée générale annuelle des membres.

S’il se produit une vacance au cours du mandat, les autres membres du conseil d’administration peuvent nommer un autre administrateur qu’ils choisiront parmi les membres actifs en règle de la société pour combler cette vacance pour le reste du terme.

 

19.      Devoir des administrateurs

Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de la société.

Il se donne une structure interne en élisant parmi ses membres un président, un ou plusieurs vice-présidents, un secrétaire et un trésorier.

Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit la société conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de la société.

Il prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager.  Un budget annuel doit être autorisé par l’assemblée annuelle des membres.

Il détermine les conditions d’admission des membres.

Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

 

20.      Réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de la société.

Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président en consultation avec les autres membres du conseil fixe la date des assemblées.  La majorité des membres peuvent, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une réunion du conseil et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en établir l’ordre du jour.

L’avis de convocation peut être écrit ou verbal.  Sauf exception, il doit être donné 2 jours avant la réunion.  Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation écrite à la convocation écrite.

Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle et alors l’avis de convocation n’est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.

Avec l’accord de la majorité des membres du conseil, une réunion  par conférence téléphonique peut tenir légalement lieu de réunion physique des membres du conseil.

 

21.      Ordre du jour

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

 

22.      Quorum

Il y a quorum si 3 membres du conseil sont présents.

 

23.      Vacance

Il y a vacance dans le conseil d’administration par suite de :

  • La mort ou la maladie d’un de ses membres;

  • La démission par écrit d’un membre du conseil;

  • L’expulsion d’un membre du conseil;

  • 3 absences non motivées.

En cas de vacance, les administrateurs peuvent exercer leurs fonctions à condition qu’il y ait quorum.

 

V.        DIRIGEANTS

 

24.      Élection

Les dirigeants sont élus ou nommés par le conseil d’administration.

 

25.      Président

Le président de la société préside toutes les réunions du conseil d’administration et les assemblées des membres et il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services de la société.  Il surveille l’exécution des décisions du conseil d’administration et il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration.  Il signe généralement, avec le secrétaire, les documents qui engagent la société.  Il s’occupe également des relations publiques.

 

26.      Vice-président

Le vice-président remplace le président en son absence et il exerce alors toutes les prérogatives du président.  S’il y a plusieurs vice-présidents, il y aura alors un premier et un deuxième vice-président pouvant, selon l’ordre, remplacer le président.

 

27.      Secrétaire

Le secrétaire rédige tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration.  Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, des registres des membres et des administrateurs, signe les contrats et les documents pour les engagements de la société avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de la société.  Enfin, il exécute toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le conseil d’administration.

 

28.      Trésorier

Le trésorier veille à l’administration financière de la société.  Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts.

Le conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction.  Tout chèque payable à la société doit être déposé au compte de la société.

Les fonctions de secrétaire et trésorier peuvent être cumulées par la même personne.

 

29.      Rémunération

Les dirigeants ne sont pas rémunérés pour leurs services.

 

30.      Comités

Le conseil d’administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition.  Il n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres de la société de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé.

 

VI.      FINANCES

 

31.      Affaires financières

Le conseil d’administration détermine l’institution financière où le trésorier effectue les dépôts de la société.

 

32.      Exercice financier

L’exercice financier commence le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre suivant, mais le conseil d’administration peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux.

Les livres de la société seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier.  Ces livres peuvent être consultés sur place, aux heures d’ouverture du siège social, par tous les membres en règle qui en feront la demande au trésorier.

 

33.      Modifications aux règlements

Le conseil d’administration peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement.

Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à moins qu’elle ne soit approuvée par une assemblée extraordinaire des membres; si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée à la majorité des voix durant cette assemblée annuelle, elle cessera, dès ce jour seulement, d’être en vigueur.

 

34.      Autres dispositions

Le conseil d’administration peut, lorsqu’il le juge opportun, adopter un règlement pour acquérir des actions de sociétés par action.

 

Les membres peuvent, lors d’une assemblée, destituer un administrateur de la société.  L’avis de convocation de l’assemblée doit mentionner qu’une telle personne est passible de destitution ainsi que la principale faute qu’on lui reproche.

Le conseil d’administration peut, lorsqu’il le juge opportun, adopter un règlement pour :

-        Faire des emprunts de deniers sur le crédit de la société;

-        Émettre des obligations ou autres valeurs de la société et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables;

-        Hypothéquer les immeubles et les meubles ou autrement frapper d’une charge quelconque les biens meubles de la société.

 

Nonobstant les dispositions du Code civil du Québec, consentir une hypothèque, même ouverte, sur une universalité de biens, meubles ou immeubles, présents ou à venir, corporels ou incorporels, le tout conformément à l’article 34 de la Loi sur les pouvoirs spéciaux des sociétés.


En cas de liquidation de la société ou de distribution des biens de la société, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue.

© 2019 Société Québécoise de Transplantation.